安全にファイル共有を行えるツールやサービスを探している企業には、「Box」がおすすめです。Boxであれば、さまざまなアプリやツールとの連携もでき、業務効率化や生産性の向上も見込めます。本記事では、Box連携の特徴や注意点、安全に利用する方法などを解説します。
Boxとは?
Boxとは、さまざまなファイルの保存や共有が可能なコンテンツ管理サービスです。ファイルサーバーのクラウド化などの用途に利用でき、世界で10万社以上が導入しています。
Boxは日本でも提供されており、1万社以上の民間企業だけでなく、政府機関が導入するケースも増加しています。
世界中の企業や政府機関がBoxを導入しているのは、機能性や拡張性の高さはもちろん、操作性にも優れているためです。Boxは直感的に使用できるシンプルな操作性を実現しており、複雑な操作はほぼ必要ありません。
Box連携とは?
Boxが世界中で支持されている理由のひとつとして、連携性の高さが挙げられます。Boxはさまざまなアプリやツールと連携ができ、その数も1,500以上と膨大です。一例を挙げると、「Slack」や「Zoom」、「Microsoft Teams」、「Google Workspace」などと連携できるため、より便利な使い方を実現可能です。
アプリやツールとの連携によって、容易にデータの共有を行える点が魅力です。Boxで一元的にファイルを管理できるようになり、シームレスな共有が可能です。日常業務で利用しているアプリやツールと連携させれば、業務効率化にもつながります。
Boxと連携するメリット
業務で使用しているアプリやツールを、Boxと連携させることで得られるメリットは多々あります。他のアプリやツールで扱っているファイルも容量無制限で管理できるほか、ファイル共有が容易になる、堅牢なセキュリティのもとファイルを管理できるなどもメリットです。
容量無制限でファイルをクラウドに保存できる
Boxの「Businessプラン」であれば、ストレージ容量は無制限です。「個人向けプラン」は10～100GBの制限があるものの、Businessプランに内包される「Business」「Business Plus」「Enterprise」「Enterprise Plus」などの各プランは、すべて容量無制限で利用できます。
クラウドストレージサービスによっては、利用できる容量が少なく、すぐ上限に達するケースも珍しくありません。個人利用ならともかく、業務で使うとなればなおさらこのような状況に陥りがちです。その結果、ひとつのクラウドストレージでは到底足りない、といった状況にもなりかねません。
一方、BoxのBusinessプランであれば容量無制限で利用できるため、複数のアプリやツール、クラウドストレージで管理している膨大なファイルも一元的に保管できます。
ファイルを共有しやすい
Boxはシンプルな操作性にも定評があり、初めてクラウドストレージを利用する人も問題なく使いこなせます。パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末でも操作でき、容易にファイル共有が可能です。
ファイルを共有する際には、管理コンソールで共有したいファイルを選択し、取得したURLをメールなどで送信します。また、共有したい相手をBoxのフォルダへ招待し、ファイルを共有する方法もあります。
セキュリティ性が高い
堅牢なセキュリティ環境もBoxの特徴です。国際的なセキュリティ規格に準拠しているほか、ファイルも暗号化しているためセキュアな環境のもと利用できます。
また、アクセス権限を細かく設定できるのもBoxの強みです。最大で7段階まで設定が可能であるため、ファイルの内容などによって細かくアクセス権限を設定し、情報漏えいを防止できます。
クラウドストレージには、企業が扱うさまざまなデータが集約されることも多いため、高度に安全な環境が求められます。万が一、重要な情報が流出すれば、企業としての存続すら危ぶまれるからです。高度にセキュアな環境を実現しているBoxであれば、このような懸念がなく安心して利用できます。
連携できるアプリやツールが多い
Boxは連携性に優れています。2023年時点で、1,500以上のアプリやツールと連携が可能であり、データの一元管理や業務効率化の実現が可能です。
また、Boxは複合機(多機能プリンタ)との連携もできます。複合機と連携すれば、複合機側のモニターからBoxへログインしたり、複合機からBoxへデータを保存したりといったことが可能です。わざわざ、パソコンでファイルを選択して複合機で印刷、といった手間が不要になるため、業務がさらに効率化されます。
業務効率化し生産性が高められれば、これまでよりも少ない人員で業務を遂行可能な環境が整い、人手不足の解消にもつながります。
脱PPAPにも簡単に利用できる
安全にファイルを共有できるともてはやされてきたPPAPですが、現在では政府が危険性を指摘し、民間でもあまり利用されなくなりました。BoxはPPAPのようなリスクが少なく、安全にファイル共有を行える点が魅力であるものの、共有リンクの誤送信が発生するおそれはあるため注意が必要です。
Boxはセキュアな環境を用意していますが、ヒューマンエラーによる情報漏えいのリスクはつきまといます。このようなリスクに対してはHENNGEが提供するHENNGE Secure Download for Boxと連携することで対策をすることができます。
Box連携での注意点
Box連携によって業務効率化や生産性の向上など、さまざまなメリットが得られる反面、いくつか覚えておくべき注意点があります。メリットと注意点、双方を踏まえたうえで導入の可否を判断しましょう。
オフラインでは連携できない
オフライン環境下でも、Boxの機能は一部利用可能です。あらかじめBoxで管理しているファイルに設定を施しておけば、オフラインであっても利用できます。
しかし、オフライン環境下ではアプリ、ツールとの連携はできません。Boxと各アプリ、ツールとはオンラインで接続するためです。そのため、外出先などで連携したいときは、公共Wi-Fiスポットを探す、Wi-Fiルーターを携帯するなどの対処が求められます。
なお、公共Wi-Fiは通信が暗号化されないケースが多いため、第三者による盗聴などのリスクが高まります。そのため、公共Wi-Fiを利用したBox連携および重要なデータのやりとりは避けた方が無難です。
連携機能によって必要なプランが異なる
Boxはプランによって提供されている様々なサービスと連携させるための機能が異なります。
例えばHENNGE Access ControlのようなIdPと連携する際にはSAMLに対応しているBusiness Plus以上のプランの契約が必要です。
Boxの安全性を高められるツール「HENNGE One」
Boxを用いたファイル共有の安全性をより高められるツールとして、「HENNGE One」が挙げられます。HENNGE Oneは、クラウドサービス利用時の安全性を高められるオールインワン型のクラウドセキュリティソリューションです。
HENNGE OneはBoxとの連携を実現するソリューションを提供しており、これによってファイル共有時の安全性と利便性をこれまで以上に高められるようになりました。PPAP方式よりも容易にファイルを共有できるようになるばかりか、ファイルを誤送信してもあとからURLを無効化できるため、情報漏えいのリスクも軽減可能です。
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まとめ
Box連携により、業務効率化や生産性の向上が見込めますが、オフライン環境下では連携できない、メールの誤送信対策が必要などの注意点もあります。これらをよく理解したうえで、導入するか否かを検討してみましょう。セキュリティに関する不安が拭えない場合は、HENNGE Oneのようなセキュリティソリューションで安全を担保することが有効です。
