電子帳簿保存法改正により電子取引データの保存が義務化され、企業規模問わず全ての事業者が2024年1月までには対応しなくてはなりません。現在、電子帳簿保存法への対応を進めているのなら「Box」の導入がおすすめです。本記事では、電子帳簿保存法への対応にBoxがおすすめの理由について詳しく解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは?
電子帳簿保存法とは、帳簿や税務関係書類の電子保存を容認する法律です。1998年に制定されて以来、時代の変化にあわせながら幾度となく改正されてきました。最近では、さらなる利便性と生産性の向上を目指して2022年に大がかりな改正が行われ（2022年1月1日施行）、今まで以上に文書の電子保存が簡単になりました。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿保存法では、帳簿・書類を電子データで保存するためのルールを定めています。規定された保存方法（保存区分）は3種類あります。
- 電子帳簿等保存
パソコンなどで作成した書類をそのままデータで保存する方法です。たとえば仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿、賃借対照表・損益計算書などの決算関係書類です。 - スキャナ保存
作成・受領した紙の書類を画像データで保存する方法です。契約書・見積書・領収書・請求書など、決算関係書類を除く国税関係書類が対象です。 - 電子取引
やり取りした電子取引データを保存する方法です。契約書・見積書・領収書・請求書などを電子データで受けとった際には、そのまま保存します。また送った場合にも保存する必要があります。
義務化までの猶予期間
電子取引で発生したデータ保存の義務化には2023年12月まで猶予期間が設けられています。2024年の1月からは、電子取引で発生したデータは電子保存しなければなりません。
現状、電子取引データを紙の状態で各種取引書類を保存している企業は、電子保存できる環境の構築を急ぐ必要に迫られています。2024年1月までに改正電子帳簿等保存法に対応せずにいると、罰則の対象になってしまう恐れもあります。考えられる罰則として、青色申告の承認取り消しや推計課税・追徴課税の発生、会社法に基づく過料などが挙げられます。
電子帳簿保存法に対応することの効果
各種文書を電子保存する環境を構築し、電子帳簿等保存法に対応できるようになれば、紙を使用する頻度が減ってペーパーレス化も実現可能です。また、保管場所がいらなくなることで費用削減にもつながります。さらに、紛失や劣化のリスクや人的ミスも減らせ、従業員の負担軽減にもなります。
データ改ざんのリスクを軽減できるのもメリットです。紙のまま保存しているケースでは、内容の改ざんが発生しかねません。電子データとして保存し、適切にアクセス権限を付与すれば、このようなリスクを回避できます。
また必要なときに情報をスピーディーに取得できるのも魅力です。端末やクラウドへ保存すれば、ファイル名や日付などから求める情報を簡単に取得できます。その結果、業務効率化につながり生産性向上も見込めます。
電子帳簿保存法の改正には「Box」で対応
改正電子帳簿保存法の対応にあたり、あらゆる電子取引データの保存が必要となりますが、大量のデータでも安全かつ便利に管理ができる「Box」の導入をおすすめします。Boxは優れたクラウドストレージであり、専用のシステムをわざわざ構築することなく、改正電子帳簿保存法への対応が可能です。
改ざん防止措置に対応できる
電子帳簿保存法における要件のひとつとして、「真実性の確保」が挙げられます。真実性の確保要件は、データ受領後2カ月以内のタイムスタンプ付与や、データ改ざんが不可能なシステムの採用など、4つからなる要件のいずれかを満たさなくてはなりません。
Boxには、この真実性の確保が可能な機能が実装されています。Boxに格納してあるファイルに手を加えると、その履歴が残ります。また、自動的にファイルへタイムスタンプが付与されるため余計な手間もかかりません。
検索機能を有することができる
電子帳簿保存法に対応するには、「可視性の確保」も必要です。すなわち、求めるデータを速やかに検索、取得できる環境や体制を構築できているかどうかです。
Boxでは、ファイルとメタデータを紐づけて保存できるため、可視性の確保も容易です。取引先や取引金額、取引日時などをファイルに紐づけられるため、求めるデータをスピーディーに取得できます。
そのため、もし税務署から帳簿や書類の提出を求められても、速やかにデータをダウンロードできます。
電子帳簿保存法の対応に「Box」がおすすめな理由
Boxは優れたクラウドストレージです。「Businessプラン」であれば、ストレージ容量の上限がないため膨大なデータも問題なく格納できます。14日間の無料トライアル期間も設けられているため、機能性や操作性をチェックしたうえで検討できるのも魅力です。
高度かつ堅牢なセキュリティ環境を構築しているのもBoxの特徴です。強力なユーザー認証や細かなアクセス権限付与、AIを活用した警告機能によるデータの窃盗や悪意のあるコンテンツ検知など、ユーザーが安全に利用できるセキュアな環境を構築しています。また、社内外とシームレスにファイル共有できるため、業務効率化や生産性の向上にも有効です。
まとめ
電子帳簿保存法への対応を進めているのなら、Boxの導入を検討してみましょう。Boxであれば改正後の電子帳簿保存法へ対応でき、ペーパーレス化や業務効率化、生産性の向上も実現できます。トライアル期間もあるので、まずは気軽に試用してみてはいかがでしょうか。
