メールセキュリティの重要性から対策方法まで解説

 2023.08.09  クラウドセキュリティチャネル

電子メールは誰でも便利に使える一方で、企業では重要な情報をやりとりすることもあり、厳格なセキュリティ対策が不可欠です。本記事では、メールを使う際に起こり得るリスクや、それらを回避する対策方法を解説します。また、クラウドメールにも対応した、おすすめのメールセキュリティツールも紹介します。

メールセキュリティの重要性から対策方法まで解説

メールセキュリティの重要性

現在、電子メールは日常的に使うもので、多くの人にとって、もはや生活の必需品です。しかし、メールはインターネットを介して、さまざまな人とほぼリアルタイムにコミュニケーションを図れる一方で、送受信した内容が意図せず外部へもれてしまうといったセキュリティリスクも常にはらんでいます。もし、リスクを正しく認識せずに使っていれば相手はもちろん、そのほか多くの人を巻き込み、信頼が一瞬にして失われるような事態になりかねません。メールを利用する際には、そうした脅威や万一のリスクも想定し、徹底したセキュリティ対策を行うことが重要です。

どうする?どう実現する?脱・PPAP

よくあるメールによる攻撃やリスクと被害

メールにはセキュリティリスクがあると言われても、ピンとこない人も多いでしょう。一般的に狙われやすいメール関連のセキュリティインシデントは、「スパムメール」や「フィッシングメール」などの迷惑メール、そして「標的型攻撃メール」が挙げられます。ここでは、それぞれのリスク内容とともに、どのように危険なのかをひとつずつ取り上げて解説します。

誤送信

忘れてはならないのが送信者のミスによるメールの誤送信です。宛先自体の間違いや本来bccに入れるべき宛先をccに入れてしまうなどのうっかりミスでの情報漏洩は多くの企業で発生しており、なかなか減少していないのが実情です。

スパムメール

「スパムメール」とは、受信側の意向に関係なく、一方的かつ大量に送られる迷惑メールのことです。その歴史は古く、有名な豚肉の缶詰名から名付けられたとされます。 スパムメールの本来の目的は、広告や宣伝でした。現在はアダルト系サイトへの誘導や、架空請求といった種類が主流で、中にはウイルスへの感染を目的としたものもあります。不要なメールが大量に届けば、本来必要なメールが埋もれてしまい、業務効率性や生産性が落ちてしまいます。ウイルスに感染してしまうと、社内システムへ不正にアクセスされる危険性も存在するため、注意が必要です。

フィッシングメール

「フィッシングメール」は、真の送信者になりすまして電子メールを送信し、URLなどから公式サイトに酷似させた偽サイトへ誘導させるものです。銀行やクレジットカード会社などの金融機関やECサイトと名乗ってメールを送り、誘導した偽サイトでカード番号やID、パスワードなどの情報を盗むケースが散見されています。ただメールを送りつけるだけではなく、詐欺による犯罪行為が明らかな目的のため、適切に対策し、不正利用を防ぐことが重要です。

標的型攻撃メール

「標的型攻撃メール」は、特定の企業や個人に対する問い合わせや資料などが添付され、業務に関係したもっともらしいメールである点が特徴です。セキュリティソフトに引っかからずに届きやすいのもやっかいです。受信側が偽のメールだと気付かずに添付ファイルをうっかり開封したり、メールに書かれたURLをクリックしたりすると、そのパソコンは即、ウイルスに感染してしまいます。不正アクセスを誘発し、社内の大切な機密情報の漏えいにもつながりかねません。

メールのセキュリティリスクへの対策方法

メールにはさまざまなセキュリティリスクがあることを理解できても、そうしたリスクを回避するにはどうしたらよいのでしょうか。ここでは、メールの設定で回避する方法、社員へセキュリティに関する教育を受けさせる方法とともに、便利なツールやソリューションを使った対策方法を解説します。

メールの設定や管理を行う

まず今すぐできることとして、現状のメール設定を見直し、より厳格に管理する取り組みがあります。たとえば、万一誤送信があった場合でも、パスワードなしでは開封できないように暗号化したり、スパムメールを自動判別して受信しないようにフィルタリングをかけたりすることが可能でしょう。宛先へ入力し始めたとき、自動的に候補として表示されるオートコンプリート機能をオフにしておくことで、宛先をしっかり確認できる可能性が高まります。送信までの間にあえて保留時間(タイムラグ)を設けることで、最終的にチェックを済ませてから送信する機能を活用するのもおすすめです。

社員を教育する

業界を問わず、企業はメールにまつわるセキュリティ対策について、社員一人ひとりの意識向上を図る取り組みも重要です。具体的には、送信の直前に誤りがないか、あらためて宛先や送信内容を見直すことが挙げられます。ファイルを添付している場合、そのファイルに誤りがなく暗号化処理されているかなどを確認するように、啓発活動を行うことなども有効です。実際に標的型攻撃メール受信を想定した訓練も、緊張感をもって取り組めるためおすすめでしょう。会社で働く社員それぞれがメールセキュリティのリスクをしっかりと認識することで、大きなトラブルに発展する前に回避できるようになります。

ツールやソリューションを導入する

メールセキュリティ対策は、一定のレベルまでなら人の手で行うことも可能であるものの、ヒューマンエラーを完全に防ぎ切ることは困難です。そこで昨今は、巧妙化する攻撃に備え、ツールやソリューションを活用したセキュリティ対策にも注目が集まっています。今後ますますクラウド型のシステムやメールが活用されると、付属している標準的なセキュリティサービスだけでは、リスクをカバーできないことも多いでしょう。導入のハードルが比較的低く誰でも分かりやすく運用できるツールであれば、現場の社員もストレスなく使えるため、活用を検討するのも一案です。

メールのセキュリティ対策を強化できるHENNGE One

会社でのメールセキュリティ対策を本格的に進めるなら、「HENNGE One」の「E-Mail Security Edition」といったクラウド型ツールがおすすめです。近年利用が増えてきたクラウドメールの情報を守る機能も搭載されていることで、時代の流れに合った対策が可能です。たとえば、「PPAP(ファイル共有方法のひとつで、メールでパスワード付きのZIPファイルを送り、別メールでパスワードを送ること)」を回避しながら、添付ファイルの安全な送受信を実現できたり、標的型攻撃メールの受信やランサムウェアの攻撃を阻止したりできます。情報漏えいでよくありがちなメールのうっかり誤送信を防げる仕組みもあるなど、ヒューマンエラーのリスクを限りなく減らし、すべてのメール送受信に関わる安全性を高められるのが魅力です。 こうしたメールセキュリティに関するソリューションは、使いこなせないと不安になるかもしれません。HENNGE Oneの場合、月々200円からと安価に運用できるほか、手厚いサポート体制もあるため、業界を問わず安心して導入可能でしょう。

まとめ

メールの送受信は1日に何度も行う作業で、とくに急いでいるときにはヒヤリハットが起きがちです。メールにまつわる誤送信をはじめ、スパムメールや標的型攻撃メールといったさまざまなリスクをできる限り回避するためには、ツールやソリューションの導入がおすすめです。 とくに「HENNGE One」では、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどクラウド型のメールセキュリティツールが人気で、230万人ものユーザーの利用実績があります。添付ファイルの送受信も脱PPAPで安心して使えるため、セキュリティの脆弱性をカバーします。この機にぜひ公式ホームページもご覧ください。

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