近年、ハイブリッドワークなる新たな働き方に注目が集まっています。本記事では、ハイブリッドワークの導入を検討している企業担当者に向けて、ハイブリッドワークの概要やメリット・デメリットを紹介するとともに、導入する際のポイントについて解説します。
ハイブリッドワークとは?
ハイブリッドワークとは、オフィスワークとリモートワークを組み合わせた働き方で、業務内容に合わせて出社、在宅勤務、シェアオフィスといった具合に、柔軟に働く場所を変えられるのが特徴です。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大をきっかけに、多くの企業がリモートワークを導入しました。しかし、リモートワークは予期せぬ緊急時でも事業継続ができるなどのメリットが得られる一方で、環境や設備、コミュニケーションなどの部分で課題がありました。そこで注目を集めているのが、オフィスワークとリモートワークの足りない部分を補えるハイブリッドワークです。
政府の「働き方改革」も後押しとなり、これまで以上に業務効率化や生産性の向上が見込めるハイブリッドワークは、今後主流の働き方になると考えられています。
ハイブリッドワークのメリットとデメリット
ハイブリッドワークには、さまざまなメリットがありますが、デメリットももちろんあります。メリットとデメリットの両方を把握したうえで、自社にあう働き方か検討しましょう。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークであれば、従業員は業務内容に応じて働き方を変えられます。今日は自宅でデータ入力や分析を行い、明日は出社して同僚と意見交換をする、といったことが可能です。オフィスワーク、リモートワークだけでは不可能だった、このような柔軟な働き方ができるため、業務効率化や生産性の向上が期待できます。
自由度の高い働き方によって従業員のワークライフバランスが整う点もメリットです。プライベートが充実し、働きやすい職場に愛着をもってもらえれば、従業員のモチベーションアップになり、離職率の低下にもつながります。
また、柔軟な働き方ができるハイブリッドワークなら採用者の幅が広がり、優秀な人材の確保も期待できます。さらに、オフィスへの出社人数が減るため、光熱費や交通費などが抑えられ、コストダウンも見込めます。
ハイブリッドワークのデメリット
ハイブリッドワーク導入のデメリットとして、コミュニケーションの減少が挙げられます。リモートワークが増えるとどうしても社内コミュニケーションが減少し、その結果、情報共有の遅れやモチベーションの低下といったリスクを招く可能性があります。
また、勤務実態を正確に把握しづらい点もデメリットです。従業員がオフィスへ出社していれば、勤務実態を間近で確認できますが、リモートワークでは実態が見えません。勤務時間通りに働いているのか、まじめに業務へ取り組んでいるのかが把握しづらく、適正な人事評価がしにくいです。
さらに従業員にとっても在宅勤務が続けば、仕事とプライベートの切り替えが難しくなったり、運動不足に陥りやすくなったりするなどのデメリットがあります。
ほかにもシステムやサーバーの管理・運用といった業務に携わる従業員がリモートワークのときにトラブルが起きると迅速な対応ができず、会社に大きな損害が生じる可能性があります。
ハイブリッドワークの導入方法
ハイブリッドワークを導入する際には、従来の働き方から大きく変化するため、働く環境の整備や既存ルールの見直しが必要です。
仕事する環境を整える
まずは従業員が柔軟な働き方ができるように、仕事する環境の整備からはじめましょう。オフィスに関しては、固定のデスクを設けず、自由な場所で業務ができる「フリーアドレス」の導入がおすすめです。出社の都度座る場所が変わるため、普段あまり接点のない従業員ともコミュニケーションが生まれやすくなり、新しいビジネスアイデアの創出も期待できます。
また、オフィス以外の場所で働く従業員に向けて、デバイスやツールの準備もしましょう。たとえば、勤怠管理システムやクラウドストレージをはじめ、Web会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールも欠かせません。また、ノートPCやタブレット端末などのデバイスを支給する際には、セキュリティソフトを導入しておくなど、万全のセキュリティ対策も必要です。
新しくルールを設ける
従来とは働き方が異なるため既存ルールを見直し、ハイブリッドワークに合った新たなルールを設けましょう。
たとえば、最低限出社する日数の制定やデバイスの持ち出し方法、業務進捗状況の報告方法に関するルールなどを決めましょう。また、緊急時の対応策もマニュアル化しておくと安心です。
ハイブリッドワークはセキュリティ対策がポイント
ハイブリッドワークでは、自宅やシェアオフィスなどで働く従業員もいるため、端末の盗難や紛失、のぞき見などによって企業の機密情報が漏えいするリスクが高まります。そのため、ハイブリッドワークの導入には徹底したセキュリティ対策が必須です。
対策としては、支給するデバイスにはセキュリティソフトをインストールする、フリーWi-Fiの使用を禁止するなどが挙げられます。特に通信が暗号化されていないフリーWi-Fiは、悪意をもつ第三者によって情報詐取や盗聴、なりすましによるマルウェアの感染など、さまざまな危険性があります。このようなリスクを回避するためにも安全な接続ができるリモートアクセスツールやサービスを導入し、セキュリティ対策の強化を図りましょう。
従業員へのセキュリティ教育も忘れてはいけません。企業が費用をかけて徹底した対策を行っても、従業員の危機管理意識が低いと事業の存続にかかわる重大な危機に陥ってしまう可能性があります。ガイドラインを作成したうえで、セキュリティに関わる社内研修を実施し、指導しましょう。
アクセス権限やID・パスワードの適切な管理も必要
快適なハイブリッドワークを目指すためには、オフィス以外の場所からでもファイル保存やデータ共有、社内情報共有などができるクラウドサービスの導入が欠かせません。しかし、クラウドサービスのセキュリティ対策が不十分だと情報漏えいのリスクが高まります。
そのため、安全性の高いクラウドサービスを選びつつ、適切なアクセス権限の設定・管理を行い、多要素認証を導入するなどしてID・パスワードを厳重に管理することが大切です。
たとえば、従業員がすべての情報へアクセスできる状態では、情報漏えいにつながるおそれがあります。業務上必要な人のみしかアクセス権限を与えず、操作できることも最小限に設定することで、不正アクセスや操作ミスによる情報漏えいなどのリスクを抑えられます。
まとめ
ハイブリッドワークはオフィスワークとリモートワークの足りない部分を補える働き方で、業務効率化や生産性の向上、離職防止などが期待できます。
そんなハイブリッドワークを導入するためには、働く環境を整え、不正アクセスや情報漏えいといったセキュリティリスクに備えて、情報の扱いに関するルールの策定や従業員教育の徹底、適切なアクセス権限の付与およびID・パスワードの管理対策を行いましょう。
また、ハイブリッドワーク導入に伴ってクラウドサービスを検討している場合には「HENNGE One」の導入もおすすめです。「HENNGE One」はさまざまなクラウドアプリケーションに対して、アクセス制限や情報漏えい対策などのセキュアなサービスを提供しています。ハイブリッドワークの導入を機に、ぜひ「HENNGE One」の導入も検討してみてください。
