メールアーカイブとは?その目的と手段について解説

 2021.05.07  クラウドセキュリティチャネル

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便利な機能である「メールアーカイブ」。アーカイブという言葉は知っていても、具体的にどのようなものなのか、どんな目的があるのかを知らないという方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、メールアーカイブについて詳しく紹介します。

メールアーカイブとは

ビジネスにおいて、取引先との情報が入ったメールはなかなか削除できないものです。しかし、いつまでも過去にやり取りしたメールを表示しておくと、大切なメールが見づらくなってしまいます。そんなときに役立つのが、重要な記録を長期保存する「アーカイブ機能」です。

とりわけ「メールアーカイブ」とは、通常の保存場所とは異なる場所にメールを保存することをいいます。メールが削除されるわけではなく、受信メールの画面に表示されなくなるのが、メールアーカイブの特徴です。

では、どのようなサービスでアーカイブを利用できるのでしょうか。

その代表的なサービスが、Microsoft 365やGoogle Workspaceです。どちらも簡単な操作でメールをアーカイブすることができます。アーカイブ済みのメールは、いつでも閲覧や検索で探し出すことがが可能です。

アーカイブとバックアップの違い

アーカイブとバックアップの違いについて、気になる方も多いのではないでしょうか。これらはよく似た機能ですが、目的が異なります。

バックアップの目的は、トラブル発生時にデータを復旧できるよう備えておくことです。そのため、メールは何らかのトラブルが起きた際に取り出します。一方、メールアーカイブの目的は、必要なときにメールを取り出すことです。急に取引内容を確認したい場合や、監査や法令などでメールが必要な場合など、さまざまな場面においてメールの取り出しを行います。

機能的にはほとんど同じものですが、そもそもの目的が異なるため、混合しないように注意しましょう。

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メールアーカイブの目的

メールアーカイブを実施することによって、業務上ではさまざまなメリットがあります。ここでは、メールアーカイブが行われる主な目的について紹介します。

受信トレイの整理

先ほどもご説明した通り、アーカイブ機能を利用すれば、溜まった過去のメールを別の場所に保存して、受信トレイを整理できます。

アーカイブであれば、メールが表示されなくなるだけで削除されることはありません。また、SDカードなど別媒体に保管すると読み込みが面倒ですが、アーカイブなら検索をかけるだけで該当メールを探し出せます。重要なメールは受信トレイに残しておき、残しておきたいメールはアーカイブして保存しておきましょう。

また、アーカイブに搭載されている検索機能は、メールをすぐに探し出せるため、業務の効率化にも寄与します。

バックアップの強化

アーカイブ機能は、メールのバックアップとしても活用できます。万一、バックアップを取れていないメールがあったとしても、アーカイブで保存されていれば、そこからデータを復旧可能です。

特に、保存が義務づけられているメールは、アーカイブに残しておくのがおすすめです。例えば関税法では、輸出入に関わるメールを5年~7年に渡って保存することが義務付けられています。これらのメールを保存する手段として、アーカイブを選択するのも1つの手です。

セキュリティ対策の一環

近年では、メールの誤送信による情報漏えいが増えていることをご存じでしょうか。このようなヒューマンエラーによる情報漏えいは悪意がない分、かえって防ぐのが難しいとされています。その点、メールアーカイブの機能の中には、送信ボタンを押したメールでも、強制的に送信解除する機能があります。これにより、あとから誤送信に気づいてもリカバリが可能です。

また、すべてのメールを保存し一括管理できることも、コンプライアンスの強化につながるポイントです。監査や訴訟においては、メールの送受信記録および内容の開示を求められることがありますが、アーカイブに残されていれば、これらの要求に対応できます。

さらに、アーカイブ機能はJ-SOX法の対策にもなります。「J-SOX法」とは、コンプライアンスを遵守し、内部統制の質を高めるために制定された法律です。この法律では、指定期間メールの保存をし、条件を指定したメールの検索・閲覧を行うことなどが求められています。メールアーカイブなら、このJ-SOX法の要件をクリアしているため、さらなるコンプライアンス強化につながります。

このようにメールアーカイブは、情報漏えいなどのセキュリティ対策やコンプライアンスの強化としても活用できるのです。

メールアーカイブの手段

では、メールアーカイブを利用するには、具体的にどうしたらよいのでしょうか?ここでは、メールアーカイブを行うための手段を紹介します。

メールサービスの機能を利用する

もっとも簡単なのが、すでにアーカイブが搭載されているメールサービスを利用することです。例えばGmailなら、アイコンをクリックするだけで、アーカイブを行えます。また、Gmailのアーカイブの特徴として、アーカイブされたメールに返信が来た場合、自動で受信トレイにメールを戻すというものがあります。そのため、大切なメールを見落とすことはありません。

もしアーカイブしたメールに返信が来ても、受信トレイに戻したくない場合は、メールをミュートにすることで、そのままアーカイブに保存しておけます。なお、アーカイブ済みのメールを完全に削除したい場合は、ゴミ箱に入れることでメールの削除が可能です。

メールアーカイブ製品・サービスを導入する

現在利用しているメールサービスにアーカイブ機能がない場合は、アーカイブ専用のメールサービスを導入しましょう。

メールアーカイブサービスは、さまざまな企業から提供されています。導入の際には、コストはもちろん、機能やタイプを比較して選ぶのがおすすめです。

機能

アーカイブで代表的な機能は、「検索機能」「連携機能」「添付ファイル暗号化機能」「承認機能」などです。また、モバイル対応しているものや、リコール機能(誤って送信したメールを受信者が開けないようにする機能)が備わっているものもあります。

タイプ

メールアーカイブは、アーカイブの方法によって「ゲートウェイ型」「パケット収集型」「ジャーナル連動型」の3種類に分かれます。

ゲートウェイ型

社内と社外をつなぐネットワーク上にゲートウェイを設置し、通過するすべてのメールをアーカイブします。設置が容易なため、比較的手軽に導入できます。ただし、ゲートウェイは社内と社外をつなぐ部分に設置するため、社内でやり取りしたメールはアーカイブできません。また、アーカイブに障害が発生すると、メール自体も送受信不可能となる場合があります。

パケット収集型

電子メールを含めたすべてのパケット(電子データ)を収集し、アーカイブします。メールだけでなく、Webアクセスなどの情報もアーカイブ可能です。また、既存システムを変更せずに導入できるため、初期設定が比較的容易です。一方で、メールをコピーして保存するため、メールの送信停止などはできません。

ジャーナル連動型

サーバーのジャーナル機構から、メールがやり取りされるたびにアーカイブを行います。ネットワーク上に干渉するわけではないため、障害が起きてもメールサービスには影響しません。ただし、この方法はジャーナル機構を持つメールサービスでしか利用できませんので、注意しましょう。また、パケット収集型と同様、メールをコピーして保存するため、メールの停止機能も利用できません。

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まとめ

メールを別の場所に保存しておく「メールアーカイブ」。この機能を利用することによって、いざと言うときのデータ保護ばかりでなくコンプライアンス対策としても有効です。

また、メールシステムをよりセキュアに利用したい方には「HENNGE One」がおすすめです。HENGGE Oneは、IP制御やワンタイムパスワード、多要素認証(MFA)などアクセス機能が詰まったセキュリティサービスです。

Microsoft 365、Google WorkspaceをはじめBox、LINE WORKSなど複数のクラウドサービスへのセキュアなアクセスとシングルサインオンを実現します。さらに、Email DLP機能を利用することで、より強化なメールセキュリティを実装することが可能となります。

メールアーカイブはもちろん、トータルでセキュリティを見直したいなら、ぜひHENNGE Oneの導入を検討してみてください。

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