サイボウズが提供するメールワイズの機能やセキュリティ対策を紹介

 2021.10.26  クラウドセキュリティチャネル

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サイボウズ社のメールワイズは、共通メールアドレス宛の対応を複数担当者で一元管理するのに適したサービスです。この記事ではメールワイズの概要や機能、セキュリティ対策を解説します。その上で、メールワイズのセキュリティをさらに向上させるために役立つサービスも紹介するので、あわせて参考にしてください。

メールワイズとは

メールワイズとは「info@・・・」など共通メールアドレス宛のメールを、一元的に管理できるサイボウズ社のクラウド型メーラーです。企業の代表アドレスや問い合わせ用アドレス宛のメールは、一般的に複数の担当者が共同で対応します。しかし個人ごとに個別のメールクライアントで対応していると、他担当者の対応状況が把握しづらいなど、課題が多く効率的ではありません。

メールワイズを使えば共通メールアドレス宛のメール対応を一元化・効率化できます。メールワイズはもともとグループウェア「サイボウズ」に含まれるシステムの1つでした。現在では10,000社以上(2021年1月時点)に利用されており、導入企業の業種もIT・情報通信・観光・教育・ネットショップまで多岐にわたります。

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メールワイズの主な機能

メールワイズが有する主な機能について解説します。

メール共有

共通メールアドレス宛のメール対応状況を複数の担当者間で共有する機能です。メール管理画面には届いたメールの担当者が誰かや、その対応状況がわかりやすく表示されます。過去の対応履歴もワンクリックで簡単に確認可能です。この機能を使えば、従来あったような他担当者の対応状況がつかめず二重対応してしまったり、対応漏れをしてしまったりするといったミスを防ぐことができます。

メールアプリごとに、最大10個のメールアドレスを集約できます。部門・チームごとで異なるメールアドレスを管理したいときは、メールアプリをわけて利用するとよいでしょう。

アドレス帳共有

メールワイズでは、アドレス帳についても担当者間で共有できるようになっています。顧客データを会社ごとにグルーピングしたり、会社情報・保有製品・公式URLといった情報を追加で登録して参照したりすることも可能です。アドレス帳に登録された顧客企業に関する全てのメールを時系列で表示する機能もあります。

メール対応に必要な顧客データはメールワイズ上に集約されるため、各担当者のPCに保存する必要はありません。重要な個人情報が複数担当者のPCに散在することがなく、情報漏えいのリスクが軽減されるのもメリットです。

テンプレート

メールの返答を数多く行っていると、同じような返答を繰り返すことも少なくありません。メールワイズには、定型化された返答文をテンプレートとして登録し必要に応じて呼び出す機能があります。

テンプレートには顧客名や回答を行う送信者名といったよく使う情報を自動挿入する機能もあり、効率的にメール対応することも可能です。メール対応に慣れたベテランの返答文をテンプレート化して活用すれば、メール対応の品質向上も実現できます。

一斉送信

アドレス帳に登録されたメールアドレスや、メールアドレスがまとめて登録されたCSVファイルを使い、メールの一斉送信を行う機能もあります。メール本文へ顧客の会社名や担当者名を自動挿入することも可能です。この機能は、メールマガジンの運営やニュースリリースの配信にも役立つでしょう。

メールマガジンの配信を送信先メールアドレスごとに停止する機能もあります。この機能を使えば、メールマガジンを拒否した顧客へ誤って送信することもありません。

電話・訪問履歴

顧客への電話や訪問の履歴を一元的に管理する機能も備えています。メール対応の記録と合わせて時系列で一覧化されるため、顧客とどのようなやり取りを過去にしていたかを把握するのに役立ちます。メール対応のみ・電話対応のみなどに情報を絞って表示させることも可能です。取引状況を網羅的に把握できるため、個別情報を探す時間も節約できます。

この機能を活用すれば、担当者が欠勤だったり他部署に移動してしまったりしても、過去の対応を遡れます。そのため、顧客対応の引き継ぎをする際にも役立ちます。

集計レポート

メール・電話・訪問といった対応データを簡単な操作によって集計・グラフ表示する機能です。担当者ごと・日別・メール種別といった任意の項目ごとに集計し、対応の傾向や全体像を把握することも可能です。

共通メールアドレス宛の対応を複数の担当者で行っていると、特定の担当者に負荷が偏ってしまうことも少なくありません。そういった場合でも集計レポートで傾向を把握できるため、対応の改善を図る際に有効です。

メールワイズのセキュリティ機能

メールワイズには多くの顧客情報や対応履歴が集約されます。このため複数のセキュリティ機能があり、メールセキュリティの品質を高め、情報漏えいのリスクを軽減することが可能です。

例えば、IPアドレス制限やBasic認証、セキュリティアクセス(証明書の発行)を組み合わせて、ログイン画面へのアクセスを制限できます。パスワードの有効期限・長さ・複雑さなどのポリシーを設定する機能もあり、不正ログインを予防するのに有効です。

また、メールワイズではデータ消失対策として、独自のバックアップ体制で顧客データを保護しています。サーバーはFISC(公益財団法人金融情報システムセンター)の安全対策設備基準をクリアしており、災害・停電発生時もサービス継続が可能です。

メールワイズ × HENNGE Oneで実現する堅牢なセキュリティ

このようにメールワイズは様々なセキュリティ対策機能を持っていますが、最近では複数のクラウドサービスを組み合わせて利用される例が増えているためメールワイズ単体でセキュリティ対策をするのではなく、IDaaSを整備する企業も増えています。

HENNGE OneはMicrosoft 365やLINE WORKS、Google Workspaceといったクラウドサービスと連携し、シングルサインオンを実現するIDaaSです。豊富な多要素認証(MFA)機能がありパスワードレスでの認証も可能です。クラウド版メールワイズが基盤としているCybozu.comはもちろん、170を超える多くのクラウドサービスに同じアカウントでログイン可能です。さらに、ID・パスワードに代えて以下の情報で認証を行えます。

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まとめ

メールワイズは共通メールアドレス宛のメール対応を一元管理するためのクラウド型メーラーです。メール共有やアドレス帳共有、テンプレート、電話・訪問履歴管理、一斉送信などの機能があり、メール対応の効率化に役立ちます。さらにメールワイズでは、IPアドレス制限などのセキュリティ機能も搭載しており、メールセキュリティを高めるのに有効です。様々なクラウドサービスのシングルサインオンを実現する「HENNGE One」と連携させることで、さらにセキュリティ性を高めることもできます。

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